规章制度
 

安徽财经大学教务处内部工作制度

201835日经教务处处务会讨论通过)

为进一步优化教务处管理机制,强化服务意识,提高工作效率,根据校内行政管理的相关规定,制定本规程。

第一章 管理体制

第一条 教务处实行分管校长领导下的处长负责制,副处长在其分工范围内协助处长工作。

第二条 各科室负责人在分管处领导的指导下独立开展工作,对分管处领导负责。

第三条 各科室工作人员应认真履行岗位职责,对岗位职责范围内的事务应用心思考,及时处理,不得无故拖延,并服从科室负责人的工作安排。

第二章 处内议事规则

第四条 议事机构

1.处内议事机构包括处长办公会、处务会、全体职工会议。

2.处长办公会的参加人员:处长、副处长。

3.处务会参加人员:处长、副处长,各科室负责人。

第五条 议事规则

1.处长办公会由处长召集并主持,原则上每周召开一次,同时根据需要不定期召开。

2.处务会原则上每两周一次,如因工作需要可临时召开。

3.全体职工会议每学期至少召开三次。

4.综合科负责会议服务、记录,监督会议决议执行情况。

第六条 议事内容

1.处长办公会:研究制定工作计划;研究涉及教务处职责范围的相关事项,确定工作原则及实施办法;研究讨论处内人事安排、工作调整等事宜并做出决定;研究决定设备、软件采购和财务事项;研究党建、政治学习等相关工作;讨论需提交到校长办公会或学校党委常委会研究的问题;需要在处长办公会进行研究的其它事项。

2.处务会:通报工作计划、工作安排和相关工作进程和完成情况;布置落实相关工作;通报各阶段各科室工作进展情况;讨论各科室工作中不能根据已有政策、规定或惯例解决的一些具体问题。

3.全体职工会议:传达、学习上级有关文件精神和工作要求;通报本处工作计划和安排;总结前段时间工作并讨论今后工作设想;检查工作作风、纪律等情况;讨论涉及全处职工切身利益的重要事项。

第三章 文件收发传阅及文档管理

第七条 处内所有呈文及外送文件经处长签发后,由综合科登记办理。

第八条 外来文件由综合科签收后,及时报送处长处理。根据文件内容处理意见,下发副处长及办理的科室。

第九条 纸质文件原稿由各科室分类建档并及时按学校档案馆要求存档,各科室工作相关文件由各科室保存复印件。

第四章 人事管理

第十条 处内人事工作实行处长办公会会商议、决策机制。

第十一条 处长办公会可根据工作需要调整处内人员的岗位和工作内容。

第十二条 严格考核制度,对于年终考核优秀的人员,予以奖励,考核排名靠后的,予以劝诫。

第五章 固定资产和办公用品采购管理

第十三条 处综合科负责处内固定资产采购计划报送和办公用品采购工作;负责固定资产的建账、调配、管理工作。

第十四条 各科室需要的办公设备家具和用品清单统一报综合科, 经处长办公会同意后由综合科负责办理。

第十五条 处内固定资产的使用,须经处领导同意后由使用人向综合科办理登记、领用手续。

第十六条 使用人应加强对所使用固定资产的保管和维护,保证正常使用。凡属个人原因造成损坏丢失的,应追究当事人和有关领导人的责任,并按规定予以赔偿。

第十七条 固定资产转换使用,应及时向处综合办登记;人员调离,应先行退回所使用的固定资产并保持完好。

第十八条 处内固定资产实行动态使用管理制度。综合科可根据实际情况,经处领导同意后合理调配固定资产的使用。

第六章 考勤管理制度

第十九条 本处所有人员应严格遵守学校作息制度,不迟到,不早退,不旷工。

第二十条  综合科负责全处人员的考勤工作。

第二十一条 事假、病假须按程序报批。处工作人员请假半天以内,报科室负责人审批,一天以内报分管副处长审批;一天以上经副处长同意报处长审批。

第二十二条 副处长请假三天以内,报处长审批;一周以上经处长同意报主管校长审批。处长请假按学校规定办理。

第二十三条 处长、副处长因出差、学习、上课、会议等事项不在工作岗位的应相互通报,并告知综合科。

第二十四条 因公临时外出以及外出地点和大致返回时间,须告知科室负责人及综合科。

第二十五条 所有请假人员应报处综合科备案并及时销假。

第二十六条 对于经常迟到早退者(累计5/学期),取消其年终考核评优资格;对于无故旷工者,按照学校有关规定进行处罚。

第七章首问负责制度

第二十七条 为强化服务意识,提高服务质量,改进工作作风,更好地为全校师生员工服务,实行首问责任制度。

第二十八条 凡学校的师生员工和社会各界人士到教务处办事或来电来函咨询有关事宜时,首位接洽的教务处工作人员必须热情接待,认真办理。

第二十九条 首问负责制度的具体规定详见《安徽财经大学教务处首问负责制度》。

第八章 其它

第三十条 本规程由处长办公会负责解释。

第三十一条 本规程自公布之日起执行。

  

  

                                                  教务处

                                               201835

附件:

安徽财经大学教务处首问负责制度

第一条 为进一步提高工作效率和服务质量,规范工作行为,体现教务处为广大师生员工及社会各界服务的宗旨,特制定本制度。

第二条 本制度适用教务处全体工作人员。

第三条 首问负责制是指教务处任何一名工作人员在接受校内师生员工、校外单位或人员(以下统称服务对象)的来信、来函、来电、来访进行咨询、反映、申请办理有关事项时,不管与自已的岗位职责是否有关,都应自觉主动地将自己作为首问负责人,对服务对象负有热情接待、解答问题、办理事项或引导办理有关工作等责任的制度。

第四条 首问负责人的责任:

(一)服务对象来教务处办事及联系有关工作,首问负责人职责范围内能够解决的,应当及时给予办理;对需要经过一定程序,不能及时办理的,首问责任人应一次性告知相关事项,细致耐心地解答服务对象的询问;对服务对象提交的材料不齐全或者不符合形式的,应当一次性告知其所需要补充或修正的全部材料,并给予指导帮助,必要时应提供相关资料、表格等;按政策规定不能办理或者暂时不能办理的事项,首问责任人要耐心解释。

(二)服务对象提出办理的事项不属于首问负责人职责范围,但属于教务处其他科室职责范围的,首问负责人应主动告知具体承办科室和具体承办人,必要时应引领前往。有关人员不在或联系不上的,首问负责人应将服务对象的单位、姓名、联系电话及拟办事项等内容登记清楚,并负责转交给有关人员。有关人员阅知登记内容后应尽快与服务对象联系,了解情况并在规定时限内解决服务对象需要办理的事项。如果有关人员出差或暂遇责任不明确的事项,首问负责人应当及时向分管领导报告,并及时答复服务对象。

(三)服务对象需办理的事项不属于教务处职责范围的,首问负责人应当耐心解释,并尽自己所知给予指导和帮助。

(四)首问负责人在接待服务对象时,应文明礼貌、热情大方,使用文明用语。要为服务对象着想,不得冷漠待人,不得推诿扯皮,要充分体现教务处工作人员良好的品质、素质和乐于助人的精神风貌。

1.接听电话:当电话铃声响起,要做到“铃响三声,必有应声”,先说“您好”,后报部门,再问事情。

2.接待来访:要做到“来人主动打招呼,热心耐心问事情,清楚讲解不马虎”。

3.对来信、来函、来文,应及时转交有关科室负责人答复或办理。有关科室应在规定时限内答复或办理。

4.凡属办公室管理职责范围内的工作,一律不准以“不知道”、“不清楚”、“不归我管”等为由推脱首问责任或敷衍服务对象。

5.遇到对政策理解有偏差或无理取闹的服务对象,首问负责人要坚持原则,耐心说明,作好疏导工作。

第五条 首问负责人在答复问题时,要严格按照法律、法规和政策规定,坚持实事求是的原则,给予准确答复。对于不清楚、掌握不准确的问题,应及时请示有关领导,并及时给予答复。对问题比较复杂,本科室难以解决的,应及时向分管领导汇报,由分管领导协调或处理。

第六条 教务处全体工作人员要认真执行好“首问负责制”。 有下列情节者,属于违反首问负责制的行为:

(一)冷漠对待服务对象,应当告知而没有明确告知其有关事项的;

(二)对服务对象态度恶劣,语言粗俗的;

(三)首问负责人未及时将服务对象拟办的事项移交给有关人员的;

(四)对服务对象要办理事项推诿扯皮,不负责任的;

(五)首问负责人未及时将办理结果告知服务对象的;

(六)因首问负责人的过失造成严重后果的;

(七)受到服务对象投诉并查证属实的。

第七条 对违反首问负责制的行为,一经查实,要对责任人进行必要的教育,情节严重的要给予批评和必要的处理。

第八条 本制度自公布之日起实施。